Факсиміле на сьогоднішній день є одним з найзручніших способів проставляння підпису уповноваженої особи під час її відсутності на робочому місці. Проте, на практиці найчастіше сторони не дотримуються відповідної процедури, ставлячи під сумнів дійсність укладених таким чином угод. Як належним чином використати факсиміле та уберегти себе від ризиків? Радимо пам’ятати про наступне:
1. Використання факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання допускається за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів. Таким чином, для використання факсиміле обов’язково необхідно передбачити у тексті договору (або у відповідній додатковій угоді) можливість використання факсимільного відтворення підпису на документах. Крім того, необхідно розмістити зразки аналогів власноручних підписів, тобто зразки підписів осіб або особи, аналог підпису якої планується використовувати. У випадку недотримання вказаної вимоги договір з високою вірогідністю може бути визнаний неукладеним в судовому порядку.
2. Якщо на підприємстві наявне факсиміле з підписом керівника, повинен бути і чітко встановлений та зафіксований порядок його використання. У відповідному внутрішньому документі (положення, наказ тощо) фіксуються, зокрема, випадки, коли дозволяється використовувати факсиміле, та вказується особа, відповідальна за зберігання та використання печатки з підписом.
3. У випадку, якщо факсиміле використовує контрагент, варто пересвідчитись, що на підприємстві є відповідні внутрішні документи, які регулюють порядок використання факсиміле, та отримати такі документи для ознайомлення. В протилежному випадку неможливо пересвідчитись в тому, що факсиміле проставлено без порушень.
Також слід пам’ятати, що законодавство передбачає ряд документів, на яких не може бути проставлено факсиміле, а саме:
– розрахункові документи при безготівкових розрахунках;
– касові документи в банках;
– податкова та фінансова звітність;
– процесуальні документи, що подаються до суду.
