Факсимиле на сегодняшний день является одним из самых удобных способов проставления подписи уполномоченного лица во время его отсутствия на рабочем месте. Однако, на практике чаще всего стороны не соблюдают соответствующей процедуры, ставя под сомнение действительность заключенных таким образом сделок. Как правильно использовать факсимиле и уберечь себя от рисков? Советуем помнить о следующем:
1. Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического, электронного или иного копирования допускается по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Таким образом, для использования факсимиле обязательно необходимо предусмотреть в тексте договора (или в соответствующей дополнительном соглашении) возможность использования факсимильного воспроизведения подписи на документах. Кроме того, необходимо разместить образцы аналогов собственноручных подписей, то есть, образцы подписей лиц или лица, аналог подписи которого планируется использовать. В случае несоблюдения указанного требования договор с высокой вероятностью может быть признан незаключенным в судебном порядке.
2. Если на предприятии имеется факсимиле с подписью руководителя, должен быть и четко установлен и зафиксирован порядок его использования. В соответствующем внутреннем документе (положение, приказ и т.д.) фиксируются, в частности, случаи, когда разрешается использовать факсимиле, и указывается лицо, ответственное за хранение и использование печати с подписью.
3. В случае, если факсимиле использует контрагент, стоит убедиться, что на предприятии имеются соответствующие внутренние документы, регулирующие порядок использования факсимиле, и получить такие документы для ознакомления. В противном случае, невозможно убедиться в том, что факсимиле проставлен без нарушений.
Также следует помнить, что законодательство предусматривает ряд документов, в которых не может быть проставлен факсимиле, а именно:
— расчетные документы при безналичных расчетах;
— кассовые документы в банках;
— налоговая и финансовая отчетность;
— процессуальные документы, которые подаются в суд.
